Za vodje oddelkov, ki so vodilni delavci ter nimajo sklenjenih individualnih pogodb o zaposlitvi, želimo evidence delovnega časa urediti brez da bi se vodje oddelkov morali registrirati na registratorju delovnega časa. Takim vodilnim delavcem bi tako v evidenci delovnega časa za vsak delovni dan beležili 8-urno prisotnost.

Ali je tak način zakonit? Na kaj moramo biti pozorni pri sklepanju pogodb o zaposlitvi in sprejemanju internih pravilnikov?

Primarno pojasnjujemo, da je sklepanje individualnih pogodb o zaposlitvi skladno s 73. členom Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 21/13, s spremembami, v nadaljevanju: ZDR-1) predvideno le za poslovodne osebe in prokuriste. Le s poslovodnimi osebami in prokuristi lahko torej delodajalec sklene pogodbo o zaposlitvi, v kateri drugače uredi pravice, obveznosti in odgovornosti iz delovnega razmerja (med drugim tudi) v zvezi z delovnim časom in plačilom za delo. Tudi sami v vprašanju navajate, da vodje oddelkov nimajo sklenjenih individualnih pogodb o zaposlitvi.

Evidentiranje delovnega časa je urejeno v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Ur. l. RS, št. 40/06, v nadaljevanju: ZEPDSV), ki določa obveznost delodajalca, da vodi evidenco o izrabi delovnega časa, v 18. členu pa taksativno določa tudi podatke, ki jih mora evidenca o izrabi delovnega časa vsebovati. Skladno z omenjenim členom mora tako delodajalec v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisovati naslednje podatke: (i) podatke o številu ur, (ii) skupno število opravljenih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, (iii) opravljene ure v času nadurnega dela, (iv) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, (v) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, (vi) neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače in (vii) število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa. ZEPDSV v 19. členu nadalje določa, da se začne evidenca o izrabi delovnega časa voditi za posameznega delavca z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha.

Natančnejše ali dodatne zahteve lahko v zvezi z vodenjem evidence izrabe delovnega časa vsebujejo tudi kolektivne pogodbe. Ker iz podatkov, ki jih navajate v vašem vprašanju, ni mogoče razbrati, ali vas zavezuje katera izmed kolektivnih pogodb dejavnosti oz. ali imate sprejeto podjetniško kolektivno pogodbo opozarjamo, da ste dolžni pri urejanju upoštevati tudi določila za vas zavezujoče kolektivne pogodbe.

Zagotavljanje različnih pravic v zvezi z delovnim časom bi lahko pomenila kršitev načela enake obravnave delavcev, posebej ker gre za delavce, ki nimajo sklenjene individualne pogodbe o zaposlitvi. Četudi torej ZDR-1 in ZEPDSV izrecno ne prepovedujeta drugačnega načina evidentiranja delovnega časa za posamezna delovna mesta pri delodajalcu, bi bil tak način torej lahko sporen z vidika enake obravnave delavcev. ZEPDSV določa tudi prekrškovne sankcije za kršitve obveznosti v zvezi z vodenjem evidenc.

V zvezi z evidentiranjem delovnega časa se vsled sodbe sodišča Evropske Unije 2019 v zadevi C-55/18 Federacion de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO)/Deutsche Bank v relativno kratkem času pričakuje sprememba zakonodaje, konkretneje ZEPDSV. Iz omenjene sodbe namreč izhaja zahteva po sistemu za evidentiranje dnevnega delovnega časa, ki bi ga izrabil vsak delavec in bi zagotavljal objektivno in zanesljivo določitev števila opravljenih delovnih ur, časovne razporeditve le-teh ter števila opravljenih nadur., brez možnosti naknadnega poseganja v vpisane podatke. Naloga držav članic (tudi Slovenije) je, da uredijo in predvidijo pravno podlago za uvedbo takega sistema.

Navedeno pomeni, da gredo tendence nadaljnjega razvoja v smer objektivizirane evidence delovnega časa, ki bo najverjetneje onemogočala ročno vpisovanje podatkov in naknadno poseganje v že vpisane podatke o delovnem času. Z aktualnostjo vprašanj o načinu zagotovitve pravičnega in objektivnega evidentiranja delovnega časa, ki bo dejanski odraz opravljenega delovnega časa, vam spreminjanje dosedanjega sistema evidentiranja delovnega časa na način, ki bi bil za nekatere zaposlene drugačen, odsvetujemo.

Ureditev evidentiranja delovnega časa za vodilne delavce na način, kot ga opisujete, bi bil potencialno mogoč zgolj v primeru, da ga predvidite v podjetniški kolektivni pogodbi ob sodelovanju sindikata, če je ta v vaši družbi seveda organiziran.