Priljubljenost OKR-jev je v zadnjih petih letih hitro narasla. Kljub temu se mnogi še vedno sprašujejo o njihovem resničnem namenu, zlasti če jih primerjate z drugimi orodji, ki temeljijo na meritvah, kot so KPI-ji. V tem prispevku bomo opredelili, kaj so KPI in OKR, nato pa si bomo ogledali razlike med njima.
Ker kratice izhajajo iz angleščine, za začetek najprej opomba:
OKR – Objective and Key Results oz. slovensko: cilj in ključni rezultati
KPI – Key Performance Indicators oz. slovensko: ključni kazalniki uspešnosti
KPI je torej akronim, ki pomeni ključni kazalnik uspešnosti. Je metrika, ki pomaga oceniti uspeh organizacije, ekipe ali projekta za določeno dejavnost. Na voljo je neomejeno število KPI-jev, ki bodo močno odvisni od konteksta, v katerem se uporabljajo.
KPI-je je treba količinsko omejiti, na kar nakazuje že ime samo. Osredotočiti se morate na 5–10 ključnih meritev, ki najbolje predstavljajo uspeh za dejavnost, ki jo spremljate. KPI-ji nimajo ciljev, vendar bi morali obstajati pragovi, ki sprožijo opozorila.
Primer: nenaden upad števila potencialnih strank bi verjetno moral sprožiti sestanek za obravnavo te težave in po potrebi preusmeriti vire.
KPI-ji nimajo povezanih ciljev, če jih imajo, pa se pogosto imenujejo »metrike uspeha« - kombinacija KPI-jev in cilja, ki opredeljuje uspeh.
Večina podjetij bo imela krovni niz KPI-jev, ki odražajo njihov lijak rasti. V nadaljevanju je navedenih nekaj klasičnih primerov KPI-jev v poslovanju:
Lahko pa ste tudi bolj natančni na ravni skupine ali projekta.
Primer: skupina, ki je zadolžena za delovanje aplikacije, ima lahko naslednji niz KPI-jev:
Na koncu prispevka si lahko ogledate obsežnejši seznam predlogov KIP-jev po posameznih področjih delovanja.
KPI-ji so ustvarjeni tako, da se začne s projektom, ekipo ali podjetjem in se nato stopnjuje navzgor, da se identificirajo metrike, ki so najbolje povezane z uspešnostjo.
Preprost preizkus: Ali je KPI učinkovit ali ne, je, da si zastavite naslednje vprašanje:
Ali bi spremenili, kar počnemo, če <metrika> pade?
Če je odgovor ne, potem verjetno ne gledate na kritično metriko za ta sistem.
Če pa je odgovor odločen "da", potem zagotovo gledate KPI.
KPI-ji bi morali tudi skozi čas ostati dokaj stabilni in povsem običajno je, da iste KPI-je ohranjamo več let.
OKR je akronim, ki pomeni cilji in ključni rezultati. Je popoln okvir za zastavljanje ciljev, ki organizacijam pomaga določiti jasne cilje, ki jih je treba doseči letno ali četrtletno. V 70. letih prejšnjega stoletja ga je pri Intelu predstavil Andy Grove, nato pa je postal priljubljen, ko ga je Google sprejel, da bi spodbudil njihova prizadevanja. Dandanes OKR-je uporabljajo ekipe vseh velikosti.
OKR so razdeljeni na 2 komponenti:
OKR-je je mogoče obravnavati kot četrtletno zvezdo severnico, ki določa določen niz rezultatov, ki jih je treba doseči. Spreminjali se bodo iz enega četrtletja v drugega, vendar imajo ogromen vpliv na načrtovanje tekom četrtletja.
OKR-je je mogoče uporabiti za katero koli temo, na katero se ekipa želi osredotočiti. Morda uporabljajo iste metrike kot vaši KPI-ji, vendar zagotavljajo več konteksta.
Primer OKR-jev za SEO (Search Engine Optimization):
Primer OKR-jev za vsebinski marketing:
OKR-ji se začnejo z vizijo. Pogosto začnete tako, da se odločite za določene teme, ki jih želite obravnavati. Ko imate splošno predstavo o želenih rezultatih (npr. zadrževanje strank, konverzija potencialnih strank, osvojitev novega trga ...), jih lahko spremenite v navdihujoč cilj in navedete povezane ključne rezultate.
Ta postopek boste ponovili na koncu vsakega četrtletja, da začnete nov cikel OKR.
Če želite proces pohitriti, lahko uporabite tudi umetno inteligenco za postavljanje ciljev, da dobite osnutek svojih OKR-jev v nekaj sekundah.
KPI-ji se večinoma uporabljajo kot orodje za spremljanje, da se zagotovi nemoteno delovanje operacij. Pomagajo vam razumeti trenutno stanje podjetja in se lahko nanje obrnete med načrtovanjem, da ugotovite področja izboljšav.
KPI-ji se ne uporabljajo za usmerjanje načrta, lahko pa povzročijo, da ekipa spremeni svoje načrte, če pride do nenadne negativne spremembe v uspešnosti. Ekipe bodo načeloma uporabljale preglednico za sledenje KPI-jem, saj morajo samo spremljati razvoj meritev.
OKR-ji pa bodo imeli pomemben vpliv na časovni načrt. Lahko jih vidimo kot zvezdo severnico, ki bo poravnala in vodila vse za določeno število mesecev. OKR-ji veliko bolj sodelujejo, zato bi morala obstajati tedenska razprava o napredku.
Glavni pomen OKR-jev je usklajevanje, medtem ko je glavni pomen KPI-jev spremljanje.
| KPI-ji | OKR-ji | |
|---|---|---|
| Tip | Številčni | Opisni (cilji) in številčni (ključni rezultati) |
| Vloga | Spremljanje/opozarjanje | Usmeritev/severna zvezda |
| Spremljanje | Mesečno | Tedensko |
| Cilj | Generalno spremljanje večjega sistema | Pogosto specifični, za del sistema |
| Cikel | Lahko enaki več let | Se spreminjajo vsako četrtletje |
KPI-ji vam pomagajo ohraniti samozavest, da je vaš sistem zdrav, medtem ko ste vsi fokusirani v izboljšavo majhnega dela sistema (OKR).
Da, OKR-je in KPI-je lahko uporabljate skupaj, saj imajo različne vloge.
Vaše KPI-je uporabite za spremljanje stabilnosti vašega podjetja in sprožitev opozorila, kadar koli opazite nepričakovan padec uspešnosti.
Vaši OKR-ji bodo ekipe usmerili k določenemu naboru rezultatov, kar bo na splošno privedlo do izboljšanja določenega števila KPI-jev.
V nadaljevanju primeri KPI-jev za različne primere poslovanja:
Povzeto po: S. Pittet, Tability