V zadnjem času vodje vse pogosteje pripovedujejo o hibridnih, mešanih oblikah dela: nekaj sodelavcev dela od doma, nekaj jih prihaja v pisarno, nekateri nekaj dni tako in nekaj dni drugače. Nekaterim vodjem to ne predstavlja težav in so naravnost navdušeni nad raznolikostjo in prilagodljivostjo. Drugi pa so že na robu obupa ali vsaj zmedeni: je to prav ali bi moral temu narediti konec?

Pred razglasitvijo pandemije smo se na področju sreče na delovnem mestu, učinkovitosti in produktivnosti zaposlenih zelo zavzemali za možnost, da si zaposleni izbirajo obliko dela, ki jim najbolj ustreza. Raziskave so namreč pokazale, da vse več ljudem - zlasti pa pripadnikom mlajših (Y in Z) generacij - veliko pomeni, da svobodneje razpolagajo s svojim časom in krajem dela. To nekaterim pomeni celo več kot nekoliko višja plača! Pa vendar je bilo delo na domu v večini organizacij vsaj taboo tema, večinoma pa so ga celo močno zavračali. S pandemijo in "prisilnim delom na domu" pa se je pokazalo, da je zaposlenim možno zaupati in da je delo opravljeno tudi na domu. In to celo v izredno oteženih okoliščinah in brez posebnih priprav: doma so bili vsi družinski člani, otroci so potrebovali pomoč pri šolanju ali varstvu, vse smo morali skuhati sami, večina ni imela ustreznega mirnega kotička za delo in še bi lahko naštevali.

Po-COVID-19: pisarna ali delo na daljavo?

S sprostitvijo ukrepov so se nekateri sodelavci z veseljem vrnili v pisarne, spet drugi pa so iz različnih razlogov raje ostali doma. Nekatere organizacije dovoljujejo svobodno odločitev, spet druge so sprejele enaka pravila za vse.

Kaj pa prihodnost? Zelo verjetno je, da bo marsikatera organizacija sprejela neko obliko dela na daljavo in tudi hibridne time. Nekatere večnacionalne organizacije so že pričele zmanjševati število pisarn, saj so hitro izračunali pozitivne finančne posledice dela na daljavo. Spet druge organizacije bodo odločitev glede vrnitve v pisarno prepustile zaposlenim in se glede tega dogovorile z vsakim individualno. To pomeni, da bo vsak delovni dan lahko izgledal malo drugače, saj bodo člani tima v pisarno prihajali ob različnih dnevih, nekateri morda sploh ne in nekateri bodo v pisarni vsak dan. Nekatere pa se bodo verjetno vrnile v ustaljene tirnice kot pred pandemijo.

Glede na to, da je (bila) izkušnja dela na domu zelo individualna in zelo različna, je možnost, da se člani tima lahko odločijo, kako bodo delali, odlična izbia za organizacije, kjer je to smiselno in možno. Tako zaposlenim vrnemo vsaj del nadzora nad življenjem, ki s(m)o ga v zadnjem letu izgubili; vladni ukrepi so namreč močno zamejili svobodo odločanja, kar na večino ljudi na dolgi rok ne vpliva najbolje. Vsaka odločitev, ki jo lahko sprejmemo, nam vrne občutek nadzora in nas pomiri. Poleg tega delo na daljavo olajša uravnoteženje zasebnega in službenega življenje, kar je povezano z večjo produktivnostjo, zavzetostjo in tudi motivacijo.

Ker pa je izkušnja individualna, mora vodja za vsakega člana svojega tima vedeti, kakšna je bila zanj. Če tega še ne veste za vse svoje sodelavce, je sedaj pravi čas, da to ugotovite. O tem, kako želite delati v prihodnje kot tim, se lahko pogovorite s celotnim timom in se skupaj odločite za način, ki je primeren za vašo naravo dela in za člane vašega tima. Tistih sodelavcev, ki od doma težko ali neradi delajo, ne silite v delo na daljavo (razen, če druge možnosti ni). Se pa z njimi individualno pogovorite, kje so težave. Morda težave lahko rešite, vsekakor pa boste bolj točno vedeli, kje je srž problema. Nekateri ljudje enostavno potrebujejo odmik od doma in domačega okolja, da lahko zbrano delajo; nekateri nimajo mirnega in/ali ustreznega kotička za delo, zadostne internetne povezave, spet tretji imajo težave s samodisciplino.

Ko ste v organizaciji sprejeli odločitev glede dela na daljavo in se z vsemi člani tima uspeli dogovoriti za način dela, ki je zanje najbolj primeren, se za vas kot vodjo postavi vprašanje, kako voditi "hibridni" tim?

Najprej zagotovite osnove

Za dobro povezanost hibridnega tima potrebujemo nekaj osnovne tehnološke opreme. Potrebovali boste aplikacijo za pošiljanje sporočil, video-konferenčno platformo, področje, kjer boste delili dokumente in dobro internetno povezavo za tiste, ki delajo od doma.

Nekaj predlogov za tehnološko opremo hibridnega tima[i]:

• Zoom: programska oprema za video-konference. Omogoča tudi delo v manjših skupinah, precej možnosti je brezplačnih, za bolj napredno uporabo je potrebno doplačilo. Na voljo so izobraževalne vsebine za uporabo, potrebno je le znanje angleškega jezika.
• Meeting Owl : naprava za vodenje video konferec oz. sestankov, ki pokrije 360˚ prostora in olajša občutek vključenosti za člane tima, ki so priključeni na daljavo.
• Miro: virtualna bela tabla, na kateri lahko vsi člani tima ne glede na lokacijo ustvarjajo skupni dokument. Tri table in neomejeno število članov je brezplačno.
• Slack: za komuniciranje znotraj tima - hitrejši kot e-sporočila in bolj usmerjen kot klepetalnice
• Google Suite za dokumente in skupne mape: vse na enem mestu.
• Eero za domače brezžično lokalno omrežje (WiFi), ki povezuje več sob in razširi doseg ruterja

Ko so tehnološke zahteve zagotovljene, so zagotovljeni šele nujni temelji za delo. Za vodjo pa vodenje hibridnega tima predstavlja nekajposebnosti.

Vodenje hibridnega tima

Najpomembnejša naloga vodje hibridnega tima je zagotoviti pravičnost in vključenost vseh članov tima ne glede na to, od kod delajo. To boste najlaže storili z upoštevanjem nekaj smernic vodenja hibridnega tima:

• Čimprej postavite jasna pričakovanja in odgovornosti. Tako tisti, ki delajo v pisarni in tisti, ki delajo od doma, morajo jasno vedeti, kaj od njih pričakujete, kakšni so rezultati njihovega dela. Prav tako mora biti jasno, kdo dela kaj. Kot najbolj uspešni so se pokazali redni dnevni ali tedenski sestanki s celotnim timom. Tako vsak dan ali teden lahko začnete z razumevanjem, kaj so prioritete in naloge ter nato redno spremljate napredek. Ali se boste odločili za redne dnevne ali tedenske sestanke je odvisno od delovnih ciklov vaših nalog oz. projektov.
• Jasno določite delovni urnik. Vsi moramo vedeti, kdo dela kdaj in od kod. Lahko si na primer delite elektronski koledar, iz katerega je vse to razvidno. Če vaš hibridni tim ne deluje po vnaprej ustaljenem in enakem urniku se na začetku tedna zjutraj na kratkem sestanku lahko dogovorite, kako boste v tem tednu dosegljivi in kje bo kdo delal. Priložnost lahko izkoristite tudi za informiranje glede tedenskih obveznosti, novosti (na ravni organizacije in tima), sprejetih odločitev in podobno.
• Zadržite "mi" v timu in preprečite ločitev na "njih" in "nas". V hibridnem timu se hitro lahko pojavi razpoka med "njimi" in "nami" in s tem povezan negativen odnos do "njih". Izogniti se želimo na primer temu, da del tima, ki je v pisarni, misli, da ostali ne delajo enako dobro ali trdo kot sami. Spodbujanje dobrih medosebnih odnosov med "nami" in "njimi" in transparentnost bosta tim znova povezala v celoto. Formula, ki se je v veliko organizacijah pokazala kot zelo uspešna, je, da se (vsaj) en dan v tednu celotna ekipa hibridnega tima sreča v pisarni (v kolikor razmere to dopuščajo). Tako imate priložnost za sestanek v živo, za neformalna srečanja in tkanje medosebnih vezi. Lahko združite formalni in neformali del, tako, da dan zaključite s pico ali pijačo.
• Vsakemu članu tima posvetite enako časa in pozornosti, ne glede na to, kje delajo. Seveda to velja za vodenje kakršnegakoli tima, pri vodenju hibridnega tima pa je to še toliko bolj pomembno. Nadomestite tudi čas, ki ga za neformalne stike posvetite tistim, ki so v pisarni - ne da bi se tega sploh zavedali. S člani tima, ki delajo od doma, boste to morali narediti zavestno in načrtno. Podobno velja za osebno komunikacijo: s člani tima, ki delajo od doma, ne komunicirajte zgolj pisno (e-pošta, instantna sporočila), ampak tudi preko video- ali vsaj telefonskih klicev.
• Zagotovite pravičnost. Vsak način dela ima svoje prednosti in slabosti. Dobro jih morate poznati, da boste lahko zagotovili pravičnost za vse člane vašega tima. Na primer tistim, ki delajo od doma, je verjetno lažje vzdrževati ravnotežje med delom in zasebnim življenjem, zato morda lahko ostalim ponudite možnost drsnega delovnega časa, da bodo z manj stresa pobrali otroke v šoli ali vrtcu ali pa brez slabe vesti odtekli jutranji tek.
• Spremljanje delovne uspešnosti oz. opravljenega dela. Pomemben premik, ki ga prinese delo na daljavo, je premik od spremljanja prisotnosti na delovnem mestu k spremljanju kvalitete in opravljenega dela. Morda boste morali natančneje definirati, kaj se pričakuje kot rezultat dela in koliko časa za to porabiti. Verjetno bo potrebno tudi natančneje spremljati napredek pri delu in v to vključiti tudi tim, da zagotovimo transparentnost. Nekatere organizacije v ta namen uporabljajo dnevne (ali tedenske) jutranje sestanke, kjer vsak član tima na kratko pove, na čem dela in kako napreduje. To lahko izkoristimo tudi za to, da zgodaj ugotovimo, kje se komu zatika in eden drugemu pomagamo iz zagate. Na ta način boste tudi krepili "mi" kulturo in medosebne vezi.
• Informiranje. Člani tima, ki niso v pisarni, morda nimajo vseh informacij o odločitvah (tima ali na ravni organizacije) ali dogodkih. Bodite pozorni, da tudi tiste, ki delajo od doma, obveščate o takšnih zadevah. Morda načrtujte redna video srečanja, kjer boste tudi tiste, ki niso v pisarni, obveščali o novicah, dogodkih, odločitvah in tako zagotovili, da se ne bodo počutili izločene. Skupne sestanke lahko vodite tako, da so na daljavo prisotni tudi člani tima, ki delajo od doma. Pri tem bodite pozorni, da jih enakovredno vključujete v pogovor, saj se pogosto zgodi, da nanje kar pozabimo.
• Nagrade in priboljški za vse. Zavestno razmišljajte o tem, da imajo vsi člani vašega tima enak dostop in možnost za nagrade ali priboljške. Na primer če imajo člani vašega tima v pisarni dostop do brezplačne kave ali sadja, občasno to pošljite tudi tistim, ki delajo doma; če ste svoj tim povabili na kosilo, organizirajte dostavo za tiste, ki so doma. Če imate v pisarni na voljo malice, omogočite tudi dostavo na dom. Če organizirate izobraževanje, zagotovite tudi udeležbo na daljavo.

Ne glede na to, ali ste navdušeni nad novimi oblikami dela, ste skeptični ali jih zavračate: hibridni timi so zelo verjetno naša prihodnost. Glede na skoraj enoletne izkušnje z delom na daljavo smo najhujši šok plavanja v hladni vodi že preživeli. Konec koncev vodenje hibridnega tima ni tako zelo različno od vodenja tima, ki ga imate na dosegu roke: v pisarni, skladišču, trgovini ali tovarni. Vsekakor je potrebno boljše obvladovanje tehnologije, ki nam pomaga ohranjati stike na daljavo. Potencirajo pa se tudi napake v vodenju: če ste zanemarjali kakega člana vašega tima, to ni imelo takšnih posledic kot jih ima lahko zanemarjanje članov vašega tima, ki delajo od doma.

Ko ste usvojili tehnologijo, je potrebno samo še ozavestiti razlike med delom v pisarni in od doma, spoznati nekaj zakonitosti vodenja hibridnega tima ... od tu dalje pa vodenje že obvladujete. Če ste v dvomih, preverite našo ponudbo izobraževanj. Z veseljem vam bomo stali ob strani.

Viri in iztočnice za dodatno branje:

https://resources.owllabs.com/blog/hybrid-team

https://www.wrike.com/blog/introducing-hybrid-team-management/

https://social.hays.com/2020/05/14/what-is-hybrid-team-how-to-lead/

[i] Povezava: Več o IT podpori hibridnim timom