Uvod

Pri sklepanju in med trajanjem delovnega razmerja nastane veliko zapisov, ki je povezana z delovnim razmerjem in kandidatom oziroma delavcem.

Podatki se hranijo večinoma v elektronski obliki – bodisi v bazah kadrovskega informacijskega sistema ali v sistemu elektronskega arhiva, še vedno pa je velika večina zapisov v listinski obliki (v nadaljevanju dokumentacija), ki se hrani v osebni (tudi personalni, kadrovski) mapi delavca.

Delodajalec mora za posameznega delavca razpolagati z določenimi dokazili, ki so v neposredni zvezi z delovnim razmerjem, ne sme pa jih voditi v nasprotju z zakonom in dlje časa, kot je to potrebno.

Nekateri deli omenjene dokumentacije se hranijo relativno kratko obdobje (npr. prijave neizbranih kandidatov na razpisano delovno mesto), drugi nekoliko dlje (npr. različna korespondenca, podatki o odmeri letnega dopusta), tretji za čas trajanja delovnega razmerja (npr. potrdila o izobraževanjih …), nekateri pa se hranijo trajno (tudi po izteku delovnega razmerja, npr. pogodbe o zaposlitvi).